Possivelmente você pensa que o SPED seja assunto para o seu contador, quando muito envolvendo ainda o pessoal de tecnologia. Eu também já acreditei nisto. Mas, desde quando publiquei o primeiro livro sobre o tema, em 2008, imaginei que não seria bem assim. Vamos ser sinceros, alguém já te explicou, de forma clara e simples, o que é o SPED e quais são as consequências dele para a sua empresa? 

Vamos imaginar o governo como seu sócio. Na prática, ele é! E quer saber como são feitas suas compras - de quem compra, quanto compra e paga, quais os itens e quantidades e os tributos envolvidos. Quer saber como vende, para quem, por qual valor, quantidades e impostos. Ainda, ele pede informações detalhadas sobre seus estoques, item a item, quantidades e valores. Você também é obrigado a informar seus pagamentos, recebimentos, custos, folha de pagamentos e a memória de cálculo da apuração de cada tributo.

Sócio de milhões de empresas, o governo submete esses dados em arquivos digitais padronizados compondo uma verdadeira sopa de letrinhas: EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, ECD, ECF (que não é o ECF do Cupom Fiscal), NF-e, NFS-e, NFC-e, MDF-e, CT-e, entre outros.

Todos estes arquivos são assinados eletronicamente com os tais certificados digitais. Esse tipo de tecnologia, no Brasil, tem validade jurídica para todos os fins. E cada um tem uma periodicidade definida para a transmissão das informações.

A partir de 2016 teremos mais letrinhas despejadas no panelão da sopa: eSocial e Bloco K. O primeiro trata das informações sobre seus funcionários – como e quando eles são admitidos, promovidos, demitidos, entram em férias, são afastados, submetem-se a exames médicos. Pede ainda informações sobre cada contracheque e os programas de medicina, saúde e segurança dos trabalhadores.

O objetivo do governo é fazer com que as empresas cumpram mais rigorosamente a legislação trabalhista e previdenciária. Além, é claro, de aumentar a arrecadação dos tributos identificando de forma eletrônica (e rápida) uma série de pequenas (e grandes) fraudes que ocorrem com o FGTS, as contribuições previdenciárias e o imposto de renda das pessoas físicas.

Já o Bloco K é um novo “pedaço” do SPED Fiscal que inclui informações para controle da produção e dos estoques. O “sócio" quer conhecer a ficha técnica de cada produto, sua composição, as etapas do processo produtivo, o que foi consumido e produzido em cada etapa, e, claro, as perdas e insumos que foram substituídos. As quantidades devem ser coerentes com as compras dos insumos e a venda dos produtos, considerando as perdas “normais”.

O foco da fiscalização é a indústria de transformação e as empresas que fazem beneficiamento, montagem, acondicionamento ou reacondicionamento, renovação ou recondicionamento. Essa exigência é determinada aos estabelecimentos industriais, ou a eles equiparados pela legislação federal, e aos atacadistas, e o Fisco ainda poderá exigi-la para outros setores.

Há uma série de outras situações que tornam uma empresa obrigada a enviar o tal do Bloco K. Se ela é importadora, ou comercializa produtos importados por outra filial da mesma empresa, ou mesmo comercializa produtos industrializados de outros estabelecimentos da mesma empresa. Enfim, é preciso uma análise mais criteriosa para ter certeza se você está obrigado ou não à entrega das informações do temido bloco. 

Mas, o que há em comum entre o eSocial e o Bloco K? Seu contador jamais conseguirá entregá-los para o “sócio” sem a

sua “ajuda”. As informações destes arquivos dependem de uma boa administração empresarial. Sem gestão de compras,

vendas, produção, estoques e recursos  humanos não dá nem para começar a pensar em SPED.

 Não se esqueça de que nosso "sócio", ainda por cima, é fofoqueiro.  Recebe dados enviados por seus fornecedores, clientes

e parceiros. Portanto, nem pense em fornecer informações falsas, incompletas ou incoerentes pra ele!

(*) Roberto Dias Duarte é sócio e presidente do Conselho de Administração da NTW Franchising, primeira franquia contábil do país.