Organização é sinônimo de eficiência. Essa máxima vale, principalmente, no mundo empresarial, onde executivos correm contra o tempo para colocar em dia pendências e fechar negócios. E isso envolve manter o escritório, bem como arquivos eletrônicos, em ordem. “O profissional é mais assertivo e rápido na tomada da decisão quando é organizado; sabe delegar melhor as tarefas aos seus subordinados”, ressalta André Magro, consultor da consultoria Hays.

Economia de tempo é o que motiva Paulo Crapina, diretor de marketing e produtos da GXS, a manter seu escritório arrumado. O fato de ser ordeiro lhe permite resolver rapidamente solicitações inesperadas feitas pelos seus superiores. “Não preciso procurar muito para encontrar arquivos no computador que me auxiliarão no trabalho”, afirma. De acordo com o executivo, a empresa de soluções integradas B2B para a qual trabalha promoveu uma reorganização física recentemente. “Aproveitei que mudamos de andar e montei uma mesa de reuniões para até quatro pessoas dentro da minha sala. Os encontros em espaços menores acabam sendo mais objetivos e, consequentemente, duram menos”, diz Crapina. Essa é exatamente uma das recomendações de Ana Afonso, consultora em organização pessoal. “Monte em seu escritório uma mesa de reuniões para poucas pessoas, bem como um espaço de estar, para aproximações menos formais. Isso o ajudará a economizar tempo”, sugere a especialista. Além de ambos os espaços, é recomendado manter uma mesa de trabalho e de apoio, para jornais e revistas. Também é sugerido deixar alguns objetos pessoais em cima da mesa, assim como jogos de canetas e portaobjeto personalizados, computador e telefone fixo. “Aparelhos eletrônicos são essenciais para alguns executivos. Mas não há necessidade de todos serem expostos à mesa. O mesmo vale para agenda ou caderno de anotações, blocos para rascunho, porta-clipe e demais itens de papelaria. Se acomodados em gavetas darão a sensação de limpeza e praticidade”, completa. Outra sugestão é evitar imprimir sem necessidade. “Tenho percebido que acumular documentos sem relevância é bastante comum nos dias atuais, principalmente entre executivos que têm salas espaçosas. O ideal é eliminá-los assim que o assunto for resolvido”, afirma o consultor da Hays.

Ele completa que executivos que estão há mais tempo no mercado de trabalho tendem a ser mais apegados a informações que não serão mais necessárias. Já profissionais que iniciaram recentemente suas carreiras costumar ser mais ligados à tecnologia.

Metodologia

Investir na organização do escritório é importante também para não passar a imagem de desleixado e diminuir a confiança que seus superiores têm em você. De acordo com José Luiz Cunha, sócio-fundador da Organize sua Vida, para iniciar esse processo defina o tempo a ser gasto. “Não espere sobrar tempo para organizar seu escritório. Defina dia e horário, bem como metas a serem atingidas. Nem que isso dure várias tardes”, diz. Ainda segundo o especialista, é preciso seguir três princípios: consolidação, momento em que se define o que vai ser descartado, guardado ou enviado para outro departamento; categorização, quando o executivo cria um mecanismo de organização de e-mails, pastas físicas e arquivos eletrônicos; e definição dos lugares que serão arquivados os documentos. “Se a organização for bem feita, qualquer um pode ajudar o profissional a gerenciais seus arquivos.” O diretor de marketing e produtos da GXS prefere, ele mesmo, organizar seus pertences. Tanto é que segrega os arquivos digitalizados conforme o assunto e remetente, em cinco ou seis pastas. “Guardo todos os e-mails que recebo em pastas, independentemente do ano. O segredo é criar uma disciplina de organização. Caso contrário a busca pelo documento causa desgaste , faz perder a linha de raciocínio e o foco”, conta.