Caixa de e-mail lotada, prazos perdidos, projetos colocados em espera. Esse é o cenário que a maioria dos executivos enfrenta ao voltar das férias. Para que as pendências e demandas que surgem na volta ao trabalho não aumentem a vontade de voltar à praia, é preciso se planejar.

A primeira providência, antes mesmo de sair de férias, é preparar uma lista com todas as atividades feitas no decorrer do dia a dia, documento conhecido como job description.

"Isso ajudará o colega que irá substituí-lo a saber quais suas funções", diz Homero Reis, coaching organizacional e pessoal.

Também é importante segregar as funções personalíssimas - aquelas só você pode fazer, independentemente de estar ou não presente - das delegáveis. "Transmita as atividades que podem ser delegadas antes de sair de férias. Só não deixe para fazer na semana que antecede esse período", sugere Reis. 

Outra dica dada por Marta Chiavegatti, gerente da divisão de finanças e contabilidade da consultoria em recursos humanos Robert Half é não concentrar as tarefas em um único profissional.

"O ideal é que as obrigações deixadas por quem está saindo de férias sejam distribuídas entre dois ou mais profissionais, de forma que não haja o sobrecarregamento", diz. "O brasileiro também prefere delegar suas atividades apenas ao profissional de sua confiança, atitude que tem algumas contraindicações", completa.

Para as funções personalíssimas, o recomendado é separar um tempo durante as férias para que o profissional tenha contato com as tarefas. "Mas faça isso de forma planejada, para não transformar o local em que está aproveitando as férias em escritório avançado de trabalho", pondera Reis.

Cláudia Nunes, gerente jurídica de uma consultoria, está de férias e só retorna ao escritório em 18 de dezembro. Para desfrutar do merecido descanso, organizou as pendências e delegou o que não seria resolvido a tempo à estagiária.

"A área em que trabalho não permite o total desligamento. Tanto é que deixei algumas pendências com a estagiária e de tempos em tempos ligo para saber o andamento dos processos. Ela também pode me ligar caso o assunto seja urgente", diz. 

Ela é tão organizada que programou seu retorno de forma que teria uma semana para resolver as pendências antes do recesso de final de ano. "Como assumi um cargo de responsabilidade, achei importante voltar a tempo de me inteirar dos problemas antes do final do ano."

A contratação de funcionários temporários também ajuda no processo de organização desse período, sugere a executiva da Robert Half.

"É comum a contratação de profissionais temporários em países europeus, o que acaba ajudando o profissional, tanto em seu período de férias quanto em seu retorno. Sabemos que os brasileiros chegam a desmarcar as férias para resolver um problema. Isso pode ser evitado com planejamento", afirma.

Pós-férias

O planejamento para sair de férias e colocar as pendências e demandas em dia deve ser mantido no retorno ao trabalho. A primeira iniciativa é fazer um diagnóstico da situação: quantos e-mails, despachos e reuniões precisam ser feitos o mais brevemente possível.

"Isso não é muito comum entre os profissionais brasileiros, mas extremamente útil. Evita que o profissional responda e-mails, por exemplo, sem ordem de prioridade", afirma o coaching organizacional e pessoal.

Também é importante diferenciar o urgente do importante. "Nem sempre o urgente é urgente e o importante é importante", completa o especialista.

Por fim, mantenha o padrão normal de trabalho, ou seja, dedique o mesmo número de horas que estava habituado antes do período de férias. "Caso contrário você estressará muita gente ao redor que dependem de você, como secretária, subordinados, clientes, entre outros", afirma Reis.