Diferente do que muitos pensam administrar não é um dom que nasce com a pessoa. Não existe quem possa ter sucesso fazendo a gestão, seja de sua vida ou de uma empresa, com base no empirismo e em suas experiências de vida.

Administrar vai muito mais além do que tomar as decisões no momento difícil, passa por tomar as decisões corretas nos momentos difíceis e no momento correto. Existe um dito popular que diz “A pessoa estava à frente de um abismo e deu um passo à frente”. Neste caso, a decisão correta seria dar um passo para traz, a fim de ficar mais distante do abismo e não caminhar na direção dele.

As estatísticas apontadas pelo IBGE e pelo SEBRAE demonstram que muitas empresas deixam de existir em seus três primeiros anos de vida porque, apesar de todo o esforço e dedicação de seus fundadores, a gestão é feita de forma empírica e com base somente nas experiências de vida acumuladas. Por isto é que os empreendedores muitas vezes são chamados de “Fênix”, pois estão sempre ressurgindo das cinzas a cada fracasso sem nunca desistir, com isto fica comprovado que existe muita vontade de administrar, porém sem sucesso por não utilizarem as técnicas corretas.

Estes exemplos de micro e pequenos empresários, apesar de todo esforço, nunca conseguem desenvolver suas empresas mesmo com muito trabalho, e nunca conseguem acumular bens, pelo contrário acumulam dívidas.

Administrar é uma técnica estudada no ensino superior que trata de revestir os alunos e futuros profissionais de conhecimento, habilidade, atitude e entrega (conhecido como CHAE). Conhecimentos estes que devem ser aplicados a todas as empresas, seja ela uma microempresa ou uma multinacional, pois a diferença entre as duas é a quantidade de zeros em seus números, uma vez que todas possuem recursos humanos, estoques, instalações, gastos, receitas (seja de produtos ou serviços), clientes, fornecedores, financiadores. Isto tudo independe do segmento de mercado ou tamanho da empresa, e fazer a gestão destes itens é o que se aprende no curso superior.

Para um profissional ter reconhecimento no mercado é necessário que ele aprenda a fazer a gestão da empresa, a começar com os modelos organizacionais que deverão ser aplicados. Não é possível aceitar uma empresa de construção civil, por exemplo, tentar utilizar um modelo de gestão aberto, sem controle de entrada e saída de funcionários, onde o pagamento é feito por produção, visto que seus funcionários não possuem, ainda, maturidade para fazer a gestão de sua produtividade. Em outros ramos como, por exemplo, o de desenvolvimento de sistemas ou consultoria este modelo de gestão é o mais recomendado.

É necessário ao administrador conhecer os principais pontos do processo de contratação e gestão de funcionários, desde a identificação da necessidade ao montar um plano de cargos e salários até a entrevista de desligamento.

É preciso ainda conhecer os princípios básicos da contabilidade, da análise de resultados, da diferenciação de custos e despesas para poder, com base em conhecimentos sólidos, tomar a decisão correta. Um dos exemplos mais comuns neste caso é a famosa frase que ouvimos em todas as empresas em tempos de crise “Temos que cortar custos”. Se as pessoas soubessem que custo é tudo aquilo que é utilizado na produção, pedir para cortar custos é pedir para diminuir a produção, isto trará impacto direto nas vendas. Como por exemplo, seria uma empresa de transporte diminuir a compra de combustível. Como poderá transportar sem o óleo diesel dos carros? Assim estará dando um passo à frente em direção ao precipício.

Ainda é de extrema importância ao gestor conhecer tributação, uma vez que é um fator de grande impacto nos resultados, e que se gerido de forma equivocada poderá levar a empresa à falência, seja por autuação fiscal ou mesmo pelo não recolhimento dos impostos devidos.

O Administrador ainda deve conhecer sobre as regras de mercado, como explorar melhor seus produtos e serviços agregando valor à sua marca junto ao seu cliente e saber o momento certo de entrar e sair de um mercado. Como, por exemplo, as pequenas locadoras de filmes, que na década passada eram comuns em todas as ruas, hoje com a facilidade da internet e TV fechada estas empresas estão desaparecendo, por isto conhecer de marketing poderá ser o ponto de sucesso de uma gestão.

Precisamos ainda entender de negociação, uma vez que boa parte do dia estará negociando seja com funcionário, banco, cliente ou fornecedor. Saber reconhecer e conquistar a confiança nas negociações também é aprendido no curso de administração.

É necessário conhecer de investimentos e custos financeiros, para poder gerir e ampliar os negócios, saber o valor do dinheiro e qual a melhor relação entre risco e retorno. Deve ainda conhecer gestão de suprimentos, qual o melhor ponto de recompra, de compra, de manutenção de seus estoques, das paradas programadas da manutenção de seus equipamentos e instalações.

Ainda deverá ter o conhecimento da gestão do tempo, afinal o administrador deve fazer com que todas estas atividades citadas sejam feitas de forma sincronizadas e no tempo exato que seu cliente, fornecedor, colaborador, investidor deseja receber.

Após os conhecimentos descritos acima, ainda é trabalhado no curso de Administração a habilidade para a execução de todas as rotinas descritas e, principalmente, a de como criar em sua empresa um ambiente propício ao crescimento e desenvolvimento.

Após saber de algumas funções que é administrar não se pode pensar que seja possível ser administrador apenas com o dom. A você gestor um excelente Dia do Administrador!