Em tempos de crescimento econômico tímido, a tal da produtividade ganha ainda mais relevância. A questão central é sempre a mesma: como produzir mais em menos tempo – e, de preferência, sem precisar de recursos adicionais.

Otimizar o tempo – seu e dos funcionários – deve ser o primeiro passo na direção de uma formatação mais eficiente do seu negócio. 

“O brasileiro em geral é aberto e expansivo. Ao mesmo tempo em que isso é bom para o negócio, é ruim para a produtividade nacional”, afirma o especialista em gestão de tempo Christian Barbosa. “Parece que as pessoas fixam pouco suas próprias palavras, então frequentemente observo problemas com prazos e entregas. Essa cultura mais frouxa em termos de produtividade está enraizada na cultura latina.”

Veja, a seguir, os maiores assassinos da produtividade dentro das empresas, segundo Barbosa. 

Reuniões inúteis 

O ser humano é social e, para ajudar, o brasileiro adora jogar conversa fora. Objetividade é um dos pontos centrais que as empresas devem incorporar à própria cultura. Segundo pesquisa da consultoria Tríade, em cada reunião que mobilize 100 funcionários as empresas jogam até R$ 500 mil na lata do lixo. 

O costume da gestão por reunião é típico por aqui, mas não é feito da melhor forma na maior parte das empresas. “O processo de reunião é ruim, pois geralmente não tem uma linha mestra para conduzir os assuntos e é permeada de interrupções inférteis”, aponta Barbosa. 

A solução é ser objetivo e, a cada reunião, pontuar em um quadro branco quais serão os temas abordados, para que fujam o mínimo possível da pauta previamente estabelecida. Dos  encontros, saia sempre com os próximos passos: quem vai fazer o que e quando entregará resultados.

E-mails demais, trabalho de menos

Você já deve ter percebido o tempo que se perde lendo os milhares de e-mails que caem na caixa. Pior é quando você está lá, concentrado na tarefa e aquele assunto irresistível pisca no canto inferior da sua tela. Basta um clique no e-mail para que o foco migre para outros assuntos e aquela atividade vá por água abaixo, levando seu tempo direto para o ralo.
“Evite os assuntos longos demais por e-mail. Esse recurso deve ser utilizado para recados e problemas que podem ser rapidamente solucionados”, sugere Barbosa. 

Produtividade sem método

Os dias de um empresário e sua equipe são cheios de oscilações. Há dias em que o trabalho rende muito – em outros, no entanto, o expediente acaba e nada saiu do papel. Esse é o resultado mais patente da falta de método para ser produtivo. De nada adianta fazer 10 ou 15 atividades ao mesmo tempo se nenhuma delas for entregue em tempo hábil para se transformar em receita.

É papel do gestor estimular a equipe a buscar e reproduzir estratégias que mantenham a empresa eficiente. Para isso, implementar (e perseguir) indicadores de produtividade associados às atividades centrais do negócio é fundamental. “Na maior parte dos casos, os gestores olham demais para o cenário todo e não observam que pequenas coisas estão sendo feitas de forma ineficiente dentro das empresas”, diz Barbosa.

Mau uso da tecnologia

Em muitos aspectos, o uso da tecnologia tem tornado a rotina mais simples e prática. No entanto, vale lembrar que ao mesmo tempo em que o computador e a Internet aceleram o aprendizado e enriquecem o conteúdo das empresas, também atrasam procedimentos internos. Redes internas de comunicação e outras redes sociais só são úteis na prática do dia a dia quando agregam informação ao negócio. Não se trata de bloquear os acessos de todos os funcionários, mas de conscientizá-los da necessidade de um uso eficiente dessas ferramentas.