As empresas devem ficar atentas a nova modalidade do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). A partir do segundo semestre deste ano, haverá o agrupamento da folha de pagamento com as obrigações trabalhistas. Especialistas alertam que o ideal é pesquisar e se preparar o quanto antes, já que é exigido alterações de softwares e de demais procedimentos internos.

Conhecer as mudanças antecipadamente evita o pagamento das multas por conta de inadequações, que podem custar em torno de R$ 5 mil.

A Escrituração Fiscal da Folha de Pagamento e das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais (EFD-Social) irá funcionar de modo a agrupar uma série de informações com o intuito de manter o controle dos vínculos empregatícios.

Segundo o diretor da Fortes Contabilidade, Francélio Cavalcante, as grandes empresas devem iniciar com os novos processos. A ideia é que o mesmo padrão seja instituído a longo prazo nas demais, como forma de unificar as exigências.

Como funciona

Farão parte do EFD-Social os eventos trabalhistas - que são informações da relação jurídica entre empregado e empregador -, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuição previdenciária e algumas contribuições previdenciárias substituídas - a exemplo das cooperativas de trabalho e espetáculos desportivos.

"Como benefício, a empresa vai poder concentrar informações em um só local e isso pode ajudar nos fins gerenciais se ela souber usar", destaca o diretor da Fortes Contabilidade.

Para o presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Ceará (CRC-CE), Cassius Coelho, haverá possibilidade de ter um controle mais aprofundado, diverso e rápido. Desse modo, há a tendência da redução das obrigações acessórias.

Dificuldades

Ele destaca que, com base nos módulos anteriores, foi possível perceber a dificuldade das empresas em se adequar às mudanças. O sistema, ressalta, já tem possibilitado maior controle das operações, redução de sonegação, fraudes e caixa dois. "Acredito que o sistema é uma forma interessante de ter as empresas melhor organizadas. O pecado é a forma que ele tem sido implementado, a velocidade. De forma geral, depois de implantado e melhor adaptadas, as informações que ele gerar são benéficas", diz Cassius.

Francélio Cavalcante concorda com Cassius quando se fala sobre a velocidade das implementações. "As empresas são avisadas com antecedência, mas às vezes o prazo não é suficiente. Dizer para uma empresa pequena que em seis meses ela tem que se adaptar com um novo software e contratar pessoal especializado, é complicado".

Como as alteração são bastante complexas, a dica dos especialistas é o envolvimento com as mudanças e investimento em tecnologia. Findadas as adaptações, eles projetam maior organização e agilidade.

A EFD-Social atenderá as necessidades da Receita Federal, do Ministério do Trabalho e Emprego, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econômica Federal, do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e da Justiça do Trabalho.